P7_TA(2010)0140
Absolutorium 2008: Europejskie Kolegium Policyjne
A7-0075/2010
1.
Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008 ( C7-0198/2009 – 2009/2127(DEC) )
Parlament Europejski,
–
uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok budżetowy 2008,
–
uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium Dz.U. C 304 z 15.12.2009, s. 124.
,
–
uwzględniając zalecenie Rady z dnia 16 lutego 2010 r. (5827/2010 – C7-0061/2010 ),
–
uwzględniając art. 276 TWE i art. 319 TFUE,
–
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
, a w szczególności jego art. 185,
–
uwzględniając decyzję 2005/681/JAI Rady z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.
, a w szczególności jej art. 16,
–
uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.
, a w szczególności jego art. 94,
–
uwzględniając art. 77 i załącznik VI Regulaminu,
–
uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych ( A7–0075/2010 ),
1.
odracza decyzję dotyczącą udzielenia dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2008;
2.
przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;
3.
zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).
2.
Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008 ( C7-0198/2009 – 2009/2127(DEC) )
Parlament Europejski,
–
uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok budżetowy 2008,
–
uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium Dz.U. C 304 z 15.12.2009, s. 124.
,
–
uwzględniając zalecenie Rady z dnia 16 lutego 2010 r. (5827/2010 – C7-0061/2010 ),
–
uwzględniając art. 276 TWE i art. 319 TFUE,
–
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
, a w szczególności jego art. 185,
–
uwzględniając decyzję 2005/681/JAI Rady z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.
, a w szczególności jej art. 16,
–
uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.
, a w szczególności jego art. 94,
–
uwzględniając art. 77 i załącznik VI Regulaminu,
–
uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych ( A7–0075/2010 ),
1.
odracza zamknięcie ksiąg Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008;
2.
zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).
3.
Rezolucja Parlamentu Europejskiego z dnia 5 maja 2010 r. zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008 ( C7-0198/2009 – 2009/2127(DEC) )
Parlament Europejski,
–
uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok budżetowy 2008,
–
uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium Dz.U. C 304 z 15.12.2009, s. 124.
,
–
uwzględniając zalecenie Rady z dnia 16 lutego 2010 r. (5827/2010 – C7-0061/2010 ),
–
uwzględniając art. 276 TWE i art. 319 TFUE,
–
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
, a w szczególności jego art. 185,
–
uwzględniając decyzję 2005/681/JAI Rady z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.
, a w szczególności jej art. 16,
–
uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.
, a w szczególności jego art. 94,
–
uwzględniając art. 77 i załącznik VI Regulaminu,
–
uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych ( A7–0075/2010 ),
A.
mając na uwadze, że Kolegium powstało w 2001 r. i że z dniem 1 stycznia 2006 r. zostało przekształcone w organ Wspólnoty, w rozumieniu art. 185 ogólnego rozporządzenia finansowego, do którego to organu zastosowanie ma ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące agencji,
B.
mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2006 Europejski Trybunał Obrachunkowy zgłosił zastrzeżenie co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdania, stwierdzając, że procedury udzielania zamówień nie były zgodny z przepisami rozporządzenia finansowego,
C.
mając na uwadze, że Trybunał Rozrachunkowy w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2007, zgłosił zastrzeżenia co do wiarygodności sprawozdania, jak i legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw,
D.
mając na uwadze fakt, że w dniu 23 kwietnia 2009 r. Parlament udzielił dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2007 Dz.U. L 255 z 26.9.2009, s. 157.
, a także fakt, że w rezolucji załączonej do decyzji o absolutorium Parlament między innymi:
–
był głęboko zaniepokojony faktem, że Trybunał Rozrachunkowy stwierdził przypadki wykorzystania środków do finansowania prywatnych wydatków personelu Kolegium,
–
wezwał Kolegium do przyjęcia szczegółowych przepisów wykonawczych, także przepisów zapewniających przejrzystość procedur udzielania zamówień, zgodnie z rozporządzeniem finansowym,
–
zwrócił się do Komisji o ścisłe nadzorowanie wykonania budżetu Kolegium,
–
stwierdził, że Europejskie Biuro ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wszczęło dochodzenie wewnętrzne w sprawie Kolegium,
E.
mając na uwadze, że Trybunał Rozrachunkowy, w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2008, podtrzymał swoją opinię nie zgłaszając jednocześnie zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdania oraz wydał opinię z zastrzeżeniami jeżeli chodzi o legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw,
1.
uważa, że zasadniczo odpowiedzi Kolegium na uwagi Trybunał Rozrachunkowy są znów niewystarczające, a jego decyzje zbyt ogólne i przypadkowe, i że w rezultacie organ udzielający absolutorium nie jest w stanie właściwie ocenić czy Kolegium jest rzeczywiście zdolne do poprawy w przyszłości;
Problemy strukturalne Kolegium
2.
uważa, że niewielki rozmiar Kolegium podważa jego zdolność do skutecznego radzenia sobie ze złożonością przepisów finansowych i statutu UE;
3.
zauważa, że umiejscowienie sekretariatu Kolegium w Bramshill, około 70 km od Londynu, nie jest korzystne, między innymi jeżeli chodzi o nabór i brak transportu publicznego;
4.
zastanawia się w jaki sposób nowy dyrektor Kolegium poradzi sobie z tymi problemami strukturalnymi;
5.
zastanawia się, czy nie należałoby rozważyć przyłączenia do Europolu;
Zarządzanie Kolegium i przejrzystość
6.
uważa, że koszty zarządzania Kolegium, w tym zarząd składający się z 27 członków, są znaczne, zważywszy, że personel Kolegium stanowią 24 osoby (dane na początek roku budżetowego 2008);
7.
stwierdza, że na swojej stronie internetowej Kolegium nie podaje żadnych informacji dotyczących zarządu; zaleca w związku z tym, w celu zwiększenia przejrzystości, umieszczenie na stronie internetowej Kolegium listy członków zarządu wraz z ich pełnymi danymi kontaktowymi;
Wiarygodność rozliczeń
8.
jest poważnie zaniepokojony faktem, że nie wszystkie dostosowania odnoszące się do okresu objętego ręcznym systemem rachunkowym wprowadzonym w okresie między zamknięciem dawnego systemu rachunkowego (23 maja 2008 r.) i nowym systemem ABAC (14 lipca 2008 r.) zostały przeprowadzone w odpowiednim czasie i że jakość informacji finansowych dotyczących przeniesienia środków z poprzedniego roku budżetowego, wykorzystania przydzielonych środków, a także związek z niektórymi kwotami bilansu za rok 2007 była niewystarczająca;
9.
wyraża niepokój w związku ze współistnieniem w 2008 r. dwóch systemów zarządzania środkami trwałymi, Kolegium zarejestrowało kilkakrotnie podwójnie swoje aktywa i nie obowiązywały żadne oznakowania i jednolite numery inwentaryzacyjne;
10.
ubolewa nad faktem, że, jak wskazuje Trybunał Rozrachunkowy w swoich uwagach, do połowy -2009 r. nie rozpoczęto jeszcze kontroli ex post przeprowadzanej przez zewnętrzną firmę (która to kontrola wynika ze stwierdzenia przez Trybunał Rozrachunkowy, w sprawozdaniu za rok budżetowy 2007, przypadków wykorzystania środków na finansowanie prywatnych wydatków); wzywa Kolegium do podjęcia wszystkich środków koniecznych do jak najszybszego przeprowadzenia tej kontroli, tak aby nie można już było odnotować tego uchybienia w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2009;
Uchybienia w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych
11.
zauważa nieprawidłowości w procedurze udzielania zamówień publicznych w przypadku umowy z usługodawcą o wartości około 2% wydatków operacyjnych; stwierdza w szczególności, że ta umowa z usługodawcą opierała się na umowie ramowej przewidzianej wyłącznie dla usług szkoleniowych; zauważa ponadto, że zapisy umowne zezwalają Kolegium na odnowienie lub przedłużenie umowy bez ograniczeń;
12.
podobnie jak w poprzednich latach podkreśla konieczność ścisłego przestrzegania przez Kolegium rozporządzenia finansowego i przepisów WE dotyczących zamówień publicznych oraz konieczność poprawy zarządzania finansowego;
Łamanie zasad mających zastosowanie do wydatków na organizację kursów
13.
uważa za niepokojący fakt, że Trybunał Rozrachunkowy stwierdził dużą liczbę przypadków naruszenia obowiązujących przepisów administracyjnych i finansowych mających zastosowanie do organizacji kursów i seminariów, które stanowiły znaczącą część (64%) wydatków operacyjnych Kolegium; przyjmuje do wiadomości, że nieprawidłowości te dotyczą głównie: brak uzasadnień poniesionych kosztów, brak potwierdzeń obecności na zajęciach, jak również oryginałów faktur i dokumentów niezbędnych do zwrotu kosztów zakwaterowania, niewymaganie od ekspertów informacji dotyczących kosztów podróży; uważa ponadto, że odpowiedzi Kolegium na uwagi Trybunał Rozrachunkowy i sprawozdawcy w tej kwestii są bardzo nieprecyzyjne i w związku z tym nie zadowalają organu udzielającego absolutorium; zwraca się do Kolegium o zobowiązanie się do poprawy tej sytuacji;
Przesuwanie środków
14.
odnotowuje, że Trybunał Rozrachunkowy stwierdził, że ponad 2 700 000 EUR (odpowiadające 31% budżetu ogólnego Kolegium) musiało zostać przesunięte; stwierdza w związku z tym z zaniepokojeniem, że sytuacja ta jest naruszeniem zasady jednoroczności i wskazuje na uchybienia w zakresie programowania i monitorowania wykonania budżetu Kolegium;
15.
zwraca się do Kolegium o wprowadzenie odrębnych środków dla dotacji w przyszłych budżetach, tak aby zapobiec ewentualnemu anulowaniu środków;
Inne nieprawidłowości
16.
odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził brak:
–
zobowiązań prawnych w trzech przypadkach, na całkowitą wartość 39 500 EUR,
–
zobowiązań budżetowych poprzedzających zobowiązania prawne w dziewięciu przypadkach, na całkowitą wartość 244 200 EUR,
zwraca się w związku z tym do Kolegium o zobowiązanie się do poprawy tej sytuacji i zawiadamianie o tym organu udzielającego absolutorium;
17.
zwraca uwagę, że w nadchodzących latach absolutorium z realizacji budżetu Kolegium powinno w jeszcze większym stopniu opierać się na pracy Kolegium w ciągu roku;
Toczące się dochodzenie OLAF-u
18.
odnotowuje, że OLAF rozpoczął wewnętrzne dochodzenie w sprawie Kolegium w odpowiedzi na ustalenie przez Trybunał Rozrachunkowy i Służbę Audytu Wewnętrznego, że pracownicy Kolegium wykorzystywali publiczne pieniądze do celów prywatnych; zwraca uwagę, że informacje dostarczone przez Kolegium w 2009 r., na wniosek Parlamentu, dotyczyły korzystania z telefonów komórkowych, dostarczania mebli do mieszkań personelu oraz bezpłatnych usług transportowych na lotniska i dworce dla członków personelu; zauważa, że według Kolegium kwoty i aktualna sytuacja z zakresu odzyskiwania funduszy przedstawiały się następująco:
–
używanie telefonów komórkowych przez personel: 3 405 funtów za okres kwiecień-grudzień 2007 r.; wszystkie kwoty odzyskane;
–
używanie przez personel samochodów firmowych: 1 157 funtów za okres lipiec-grudzień 2007 r.; wszystkie kwoty odzyskane; samochody zostały w międzyczasie sprzedane,
–
meble: 6 625 funtów za meble zakupione w 2007 r.; meble zostały w międzyczasie sprzedane,
–
bezpłatne usługi transportowe na lotniska i dworce dla członków personelu: 9 508 funtów stwierdzonych kosztów za 2007 r.; rozpoczęto proces odzyskiwania kwot;
19.
wzywa Kolegium i Komisję do bezzwłocznego poinformowania o wynikach dochodzenia OLAF organu odpowiedzialnego za udzielenie absolutorium;
Zasoby kadrowe
20.
jest zaniepokojony faktem, że jak dotąd zadania finansowe powierzane są pracownikom tymczasowym; stwierdza, że Kolegium dopiero w 2009 r. opublikowało ogłoszenie o naborze na stanowisko koordynatora standardów kontroli wewnętrznej i że rozmowy z kandydatami na to stanowisko są zaplanowane na początek 2010 r.;
Audyt wewnętrzny
21.
przyjmuje do wiadomości, że w swoim sprawozdaniu służba audytu wewnętrznego Komisji (IAS) wystosowała 13 zaleceń (w tym 2 o najwyższej wadze i 9 bardzo ważnych); zauważa, że zalecenia te dotyczą głównie następujących punktów: przestrzeganie rozporządzenia finansowego w odniesieniu do zamówień publicznych; zapewnienie zarządzania; aktywa trwałe (system spisów); zarządzanie delegacjami (delegacje muszą zostać poparte wyczerpującą dokumentacją i regularnie sprawdzane); zarządzanie budżetowe; przestrzeganie zasad i przepisów w dziedzinie rachunkowości; lista kontrolna gwarantująca spójność dokumentacji z kontroli finansowych;
Plan działań do przyjęcia przez zarząd i do wprowadzenia w życie przez dyrektora Kolegium do 30 czerwca 2010 r.
22.
domaga się przede wszystkim, by zarząd szybko przyjął plan działania dążący do spełnienia celów zawartych w załączniku do niniejszej rezolucji; wzywa dyrektora Kolegium, aby we współpracy z SAI oraz właściwą dyrekcja generalną przygotował specjalne środki i harmonogram wdrażania tego planu oraz przedłożył je zarządowi do zatwierdzenia; wzywa w związku z tym SAI Komisji i właściwą DG do udzielenia wszelkiej koniecznej pomocy w celu określenia wskaźników pozwalających na regularną ocenę realizacji działań podjętych przez Kolegium; oczekuje, że do 30 czerwca 2010 r. Kolegium poinformuje organ odpowiedzialny za udzielenie absolutorium z wykonania budżetu o przyjętych szczególnych środkach i wskaźnikach;
23.
zwraca się do Trybunału Obrachunkowego, by jak najszybciej przekazał swoją opinię w formie listu na temat wprowadzania planu działań przez Kolegium organowi udzielającemu absolutorium;
o
o o
24.
jeżeli chodzi o inne uwagi towarzyszące decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 5 maja 2010 r. Teksty przyjęte, P7_TA(2010)0139 .
w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
ZAŁĄCZNIK
Plan działań do przyjęcia przez zarząd i do wprowadzenia w życie przez dyrektora Kolegium do 30 czerwca 2010 r.
PLANOWANIE BUDŻETOWE
1.
Cel
:
Doprowadzenie do poprawy programowania i monitorowania budżetowego i operacyjnego Kolegium.
Działania
:
Opracowanie przez dyrektora wieloletniego planu obejmującego, na okres jego kadencji, następujące obszary:
–
przewidziane działania (wyniki i wpływ);
–
potrzeby finansowe i roczne odpowiadające im prognozy budżetowe;
–
odpowiednie zasoby kadrowe w celu wprowadzenia przewidzianych działań w życie;
–
zasoby materialne do uruchomienia w celu zrealizowania przewidzianych działań;
SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
2.
Cel
:
Poprawa zarządzania finansowego w odniesieniu do działalności Kolegium, w tym w związku z programami finansowanymi przez dochody przeznaczone na określony cel (AGIS, ISEC, et MEDA).
Działania
:
Przegląd systemu zarządzania finansowego (zmiana obecnych obiegów finansowych) w sposób bardziej ujednolicony i skuteczny dla poszczególnych obszarów działalności Kolegium. Dostosowanie to musi mieć również za cel dostarczenie informacji finansowych lepszej jakości przez poszczególnych kierowników programów.
3.
Cel
:
Formalne zatwierdzenie wszystkich procedur finansowych i nowego systemu rachunkowości zgodnie z art. 43 ramowego rozporządzenia finansowego.
Działania
:
Urzędnik zatwierdzający oraz urzędnicy zatwierdzający przez delegację formalnie dokumentują wprowadzane przez siebie systemy w celu dostarczenia księgowemu niezbędnych informacji finansowych. księgowy musi zatwierdzić te opisy systemów dla zapewnienia jakości informacji finansowych, które otrzymuje w celu przygotowania rocznego sprawozdania.
4.
Cel
:
Poprawa środowiska kontroli wydatków (punkt 14 specjalnego sprawozdania rocznego Trybunału Obrachunkowego dotyczącego roku budżetowego 2008).
Działania
:
Formalne przyjęcie i wdrożenie skutecznych procedur i/lub list kontrolnych w celu zapewnienia zgodności wniosków o płatność przedstawianych przez jednostki organizujące szkolenia w imieniu Kolegium z obowiązującymi przepisami administracyjnymi i finansowymi.
PRACOWNICY
5.
Cel
:
Obsadzenie wakujących stanowisk w celu zapewnienia „normalnego” poziomu wakatów (na przykład 5%).
Działania
:
–
Przyjęcie i wdrożenie rocznych planów naboru na lata objęte wieloletnim planem wspomnianym w punkcie 1.
–
Przyjęcie i wdrożenie wytycznych w dziedzinie naboru.
6.
Cel
:
Wzmocnienie działu kadr.
Działania
:
Obsadzenie w przeciągu roku wszystkich obecnie wakujących stanowisk (lub zajmowanych przez pracowników zewnętrznych) pracownikami tymczasowymi.
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
7.
Cel
:
Poprawa środowiska kontroli w zakresie zamówień publicznych.
Działania
:
–
Przyjęcie i wprowadzenie w życie podręcznika procedur w zakresie zamówień publicznych i list kontrolnych mających na celu zapewnienie wyboru odpowiedniej procedury oraz ich właściwe wdrażania.
–
Przyjęcie i wdrożenie rocznego planu „nabywania towarów i usług”.
RÓŻNE
8.
Cel
:
Ostateczne zamknięcie kwestii wykorzystania środków na finansowanie prywatnych wydatków.
Działania
:
Przedstawienie ostatecznego sprawozdania zewnętrznego biegłego rewidenta zawierającego następujące informacje:
–
ogólną wysokość środków wykorzystanych na finansowanie prywatnych wydatków;
–
rzeczywiście odzyskane jak dotąd kwoty;
–
w odniesieniu do kwot pozostających w zawieszeniu, prawdopodobieństwo ich odzyskania wraz z harmonogramem.
