ZAŁĄCZNIK
X
Wykonywanie zadań przez Rzecznika Praw Obywatelskich
A.
Decyzja Parlamentu Europejskiego w sprawie postanowień i ogólnych warunków wykonywania zadań przez Rzecznika Praw Obywatelskich
Przyjęta przez Parlament dnia 9 marca 1994 r. (Dz.U. L 113 z 04.05.1994, str. 15), zmieniona jego decyzją z dnia 14 marca 2002 r. (Dz.U. L 92 z 09.04.2002, str. 13) uchylającą art. 12 i 16.
Parlament Europejski,
uwzględniając Traktaty ustanawiające Wspólnoty Europejskie, a w szczególności art. 195 ust. 4 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, 20 D ust. 4 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Węgla i Stali oraz 107 D ust. 4 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając opinię Komisji,
uwzględniając akceptację Rady,
a także mając na uwadze, co następuje:
postanowienia i ogólne warunki pełnienia funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich powinny być określone zgodnie z postanowieniami Traktatów ustanawiających Wspólnoty Europejskie;
należy określić warunki składania skarg do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz relacje między wykonywaniem zadań przez Rzecznika a postępowaniem sądowym lub administracyjnym;
Rzecznik Praw Obywatelskich, który może także działać z inicjatywy własnej, musi dysponować wszelkimi środkami niezbędnymi dla właściwego wykonywania swoich zadań; w tym celu instytucje i organy wspólnotowe są zobowiązane dostarczać Rzecznikowi Praw Obywatelskich wszelkich informacji, których zażąda, chyba że istnieją należycie uzasadnione powody do zachowania tajemnicy oraz z zastrzeżeniem obowiązku nieujawniania informacji przez Rzecznika; organy Państw Członkowskich są zobowiązane dostarczać Rzecznikowi Praw Obywatelskich wszelkich niezbędnych informacji, chyba że informacje te objęte są przepisami ustawowymi lub wykonawczymi dotyczącymi zachowania tajemnicy lub przepisami zakazującymi ich przekazywania; w przypadku, gdy Rzecznik nie otrzyma żądanej pomocy, informuje o tym Parlament Europejski, który podejmuje odpowiednie środki;
należy ustanowić procedury działania w sytuacjach, gdy dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich ujawni przypadki niewłaściwego administrowania; należy także ustanowić przepisy dotyczące składania przez Rzecznika Praw Obywatelskich całościowego sprawozdania Parlamentowi Europejskiemu na zakończenie każdej sesji rocznej;
Rzecznik Praw Obywatelskich oraz jego pracownicy zobowiązani są do zachowania dyskrecji co do wszelkich informacji, które uzyskali w ramach wykonywania swoich obowiązków; jednakże Rzecznik informuje właściwe organy w przypadkach, gdy w trakcie prowadzonego dochodzenia poweźmie wiadomość o faktach, które jego zdaniem mogą pociągać za sobą odpowiedzialność karną;
przepisy umożliwiające współpracę między Rzecznikiem Praw Obywatelskich a podobnymi organami istniejącymi w niektórych Państwach Członkowskich powinny zostać ustanowione zgodnie z odpowiednimi przepisami krajowymi;
do Parlamentu należy mianowanie Rzecznika Praw Obywatelskich na początku każdej kadencji parlamentarnej na okres jej trwania spośród osób, które są obywatelami Unii oraz dają wszelkie gwarancje niezależności i kompetencji;
należy określić warunki zakończenia wykonywania funkcji przez Rzecznika Praw Obywatelskich;
Rzecznik Praw Obywatelskich wykonuje swoje funkcje w sposób w pełni niezależny, zgodnie ze ślubowaniem złożonym przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich przy obejmowaniu obowiązków; należy określić rodzaje działalności niepołączalne z wykonywaniem funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich oraz wynagrodzenie, przywileje i immunitety Rzecznika;
należy ustanowić przepisy dotyczące wspomagających Rzecznika Praw Obywatelskich urzędników i pracowników sekretariatu oraz jego budżetu; siedzibą Rzecznika Praw Obywatelskich jest siedziba Parlamentu Europejskiego;
do Rzecznika Praw Obywatelskich należy przyjęcie przepisów wykonawczych do niniejszej decyzji; należy również ustanowić niektóre przepisy przejściowe dotyczące pierwszego Rzecznika Praw Obywatelskich, który zostanie mianowany po wejściu w życie Traktatu o Unii Europejskiej;
POSTANAWIA, CO NASTĘPUJE:
Artykuł
1
1.
Niniejsza decyzja określa postanowienia i ogólne warunki wykonywania zadań przez Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie art. 195 ust. 4 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, art. 20 D ust. 4 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Węgla i Stali oraz art. 107 D ust. 4 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej.
2.
Rzecznik Praw Obywatelskich wykonuje swoje zadania w poszanowaniu uprawnień nadanych przez Traktaty instytucjom i organom wspólnotowym.
3.
Rzecznik Praw Obywatelskich nie może brać udziału w postępowaniach sądowych ani kwestionować zasadności orzeczeń sądowych.
Artykuł
2
1.
Na warunkach i w ramach określonych w powyższych Traktatach, Rzecznik Praw Obywatelskich przyczynia się do ujawniania przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji i organów wspólnotowych z wyłączeniem Trybunału Sprawiedliwości i Sądu Pierwszej Instancji wykonujących swoje funkcje sądowe, a także wydaje zalecenia w celu jego zaprzestania. Działalność jakichkolwiek innych organów lub osób nie może być przedmiotem skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich.
2.
Każdy obywatel Unii oraz każda osoba fizyczna i prawna, mająca miejsce zamieszkania lub statutową siedzibę na terenie Państwa Członkowskiego Unii, może bezpośrednio lub za pośrednictwem członka Parlamentu Europejskiego złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji lub organów wspólnotowych, z wyłączeniem Trybunału Sprawiedliwości oraz Sądu Pierwszej Instancji wykonujących swoje funkcje sądowe. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje właściwy organ lub instytucję niezwłocznie po otrzymaniu skargi.
3.
Skarga powinna umożliwić stwierdzenie tożsamości osoby, która ją złożyła oraz przedmiotu skargi. Skarżący może żądać, aby skarga została zakwalifikowana jako poufna.
4.
Skarga musi zostać złożona w terminie dwóch lat od daty powzięcia przez skarżącego informacji o faktach będących przedmiotem skargi. Jej złożenie musi być poprzedzone odpowiednimi działaniami administracyjnymi wobec instytucji i organów, których dotyczy.
5.
Rzecznik Praw Obywatelskich może doradzić wnoszącemu skargę, aby skierował ją do innego organu.
6.
Złożenie skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich nie ma wpływu na bieg terminów do wnoszenia środków odwoławczych w postępowaniu sądowym i administracyjnym.
7.
Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich orzekł o niedopuszczalności skargi albo zaprzestał jej rozpatrywania z powodu toczącego się lub zakończonego postępowania sądowego dotyczącego zarzutów podniesionych w skardze, wyniki dotychczasowego postępowania Rzecznika są rejestrowane bez dalszych czynności.
8.
Skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące stosunku pracy między instytucjami i organami Wspólnot a ich urzędnikami lub innymi pracownikami są dopuszczalne jedynie wówczas, gdy zainteresowany wyczerpał możliwości składania zażaleń i skarg przewidziane w wewnętrznych przepisach administracyjnych, w szczególności procedury określone w art. 90 ust. 1 i 2 regulaminu pracowniczego oraz gdy upłynął termin udzielenia odpowiedzi przez organ lub instytucję.
9.
Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie informuje skarżącego o działaniach podjętych w związku ze skargą.
Artykuł
3
1.
Rzecznik Praw Obywatelskich z inicjatywy własnej lub w wyniku skargi wszczyna wszelkie dochodzenia, które uzna za uzasadnione, w celu wyjaśnienia jakichkolwiek podejrzeń o niewłaściwe administrowanie w działaniach instytucji lub organów wspólnotowych. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje o dochodzeniu zainteresowaną instytucję lub organ, które mogą przekazywać mu wszelkie użyteczne uwagi.
2.
Instytucje i organy wspólnotowe są zobowiązane dostarczać Rzecznikowi Praw Obywatelskich wszelkich informacji, których zażąda oraz umożliwiają mu dostęp do właściwych akt. Odmowa może być umotywowana wyłącznie należycie uzasadnionymi względami zachowania tajemnicy.
Dokumenty pochodzące z Państw Członkowskich, opatrzone na podstawie przepisów ustawowych lub wykonawczych klauzulą tajności, są udostępniane przez instytucje i organy wspólnotowe wyłącznie za uprzednią zgodą tego Państwa.
Inne dokumenty pochodzące z Państw Członkowskich są udostępniane przez instytucje i organy wspólnotowe po poinformowaniu Państwa Członkowskiego.
W obu przypadkach, zgodnie z art. 4, Rzecznik Praw Obywatelskich nie może ujawniać treści dokumentów.
Urzędnicy oraz inni pracownicy instytucji i organów wspólnotowych są zobowiązani do składania zeznań na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich. Wypowiadają się wówczas w imieniu instytucji i zgodnie z otrzymanymi od nich instrukcjami oraz są związani tajemnicą służbową.
3.
Na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich złożony za pośrednictwem Stałych Przedstawicielstw Państw Członkowskich przy Wspólnotach Europejskich, organy Państw Członkowskich są zobowiązane do dostarczania mu wszelkich informacji, które mogą posłużyć do wyjaśnienia przypadków niewłaściwego administrowania w instytucjach lub organach wspólnotowych, chyba że informacje te objęte są przepisami ustawowymi lub wykonawczymi dotyczącymi zachowania tajemnicy lub zakazującymi ich przekazywania. Jednakże w ostatnim przypadku, zainteresowane Państwo Członkowskie może zezwolić Rzecznikowi na zapoznanie się z treścią tych informacji pod warunkiem, że zobowiąże się on do nieujawniania ich treści.
4.
W przypadku gdy pomoc, której żądał Rzecznik Praw Obywatelskich, nie zostanie mu udzielona, informuje on Parlament Europejski, który podejmuje odpowiednie środki.
5.
W miarę możliwości Rzecznik Praw Obywatelskich poszukuje wspólnie z zainteresowaną instytucją lub organem rozwiązania pozwalającego na wyeliminowanie niewłaściwego administrowania i na pozytywne rozstrzygnięcie skargi.
6.
Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich ujawni przypadek niewłaściwego administrowania, przedkłada on zainteresowanej instytucji lub organowi projekty zaleceń. Instytucja lub organ w terminie trzech miesięcy przekazuje Rzecznikowi szczegółową opinię.
7.
Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje następnie sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu oraz zainteresowanej instytucji lub organowi. Sprawozdanie może zawierać zalecenia. Osoba, która złożyła skargę, jest informowana przez Rzecznika o wynikach dochodzenia, o opinii wyrażonej przez zainteresowaną instytucję lub organ, jak również o ewentualnych zaleceniach Rzecznika.
8.
Na zakończenie każdej sesji rocznej Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie dotyczące wyników jego dochodzeń.
Artykuł
4
1.
Rzecznik Praw Obywatelskich oraz jego personel, do których stosuje się art. 287 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, art. 47 ust. 2 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Węgla i Stali oraz art. 194 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, są zobowiązani do nierozpowszechniania informacji i dokumentów, z którymi zapoznali się w ramach przeprowadzanych dochodzeń. Osoby te są także zobowiązane do zachowania dyskrecji co do wszelkich informacji, które mogłyby zaszkodzić skarżącemu lub każdej innej zainteresowanej osobie, z zastrzeżeniem ust. 2.
2.
Jeżeli w ramach prowadzonego dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich powziął wiadomość o faktach, które jego zdaniem mogą pociągać za sobą odpowiedzialność karną, natychmiast informuje o tym, za pośrednictwem Stałych Przedstawicielstw Państw Członkowskich przy Wspólnotach Europejskich, właściwe organy krajowe, jak również, w stosownym przypadku, instytucję wspólnotową, której podlega urzędnik lub pracownik, którego dotyczy dana sprawa. Instytucja wspólnotowa może zastosować art. 18 akapit drugi Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich. Rzecznik Praw Obywatelskich może także poinformować zainteresowaną instytucję lub organ wspólnotowy o niewłaściwym z punktu widzenia dyscyplinarnego postępowaniu jednego z podlegających im urzędników lub pracowników.
Artykuł
5
Rzecznik Praw Obywatelskich może współpracować z podobnymi organami istniejącymi w niektórych Państwach Członkowskich, w poszanowaniu odpowiednich przepisów prawa krajowego, o ile może się to przyczynić do zwiększenia skuteczności jego dochodzeń oraz do zapewnienia lepszej ochrony praw i interesów osób składających skargi. Rzecznik nie może żądać tą drogą dokumentów, do których nie miałby dostępu na mocy art. 3.
Artykuł
6
1.
Rzecznik Praw Obywatelskich jest mianowany po każdych wyborach do Parlamentu Europejskiego, na okres jego kadencji. Rzecznik Praw Obywatelskich może być mianowany ponownie.
2.
Rzecznik Praw Obywatelskich jest wybierany spośród osób, które są obywatelami Unii, korzystają z pełni praw cywilnych i politycznych, dają pełne gwarancje niezależności oraz spełniają warunki wymagane w kraju ich pochodzenia do sprawowania najwyższych stanowisk sądowych lub posiadają doświadczenie i uznane kompetencje do sprawowania urzędu Rzecznika Praw Obywatelskich.
Artykuł
7
1.
Rzecznik Praw Obywatelskich kończy sprawowanie swoich funkcji wraz z upływem swojej kadencji, a także z powodu rezygnacji lub odwołania.
2.
Z wyjątkiem odwołania go z urzędu, Rzecznik Praw Obywatelskich pełni swoje obowiązki do momentu wyznaczenia jego następcy.
3.
W przypadku wcześniejszego zakończenia wykonywania funkcji przez Rzecznika Praw Obywatelskich, następca zostaje mianowany w terminie trzech miesięcy od momentu wystąpienia wakatu, na okres pozostający do zakończenia kadencji Parlamentu Europejskiego.
Artykuł
8
Rzecznik Praw Obywatelskich, który przestał spełniać warunki konieczne do wykonywania swoich funkcji lub dopuścił się poważnego uchybienia, może zostać odwołany przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich na żądanie Parlamentu Europejskiego.
Artykuł
9
1.
Rzecznik Praw Obywatelskich wykonuje swoje funkcje w sposób w pełni niezależny, w interesie ogólnym Wspólnot i obywateli Unii. W wykonywaniu swoich funkcji Rzecznik nie zwraca się o instrukcje ani ich nie przyjmuje od żadnego rządu lub innego organu oraz wstrzymuje się od wszelkich działań sprzecznych z charakterem jego funkcji.
2.
Przy obejmowaniu funkcji Rzecznik Praw Obywatelskich uroczyście zobowiązuje się przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich do całkowicie niezależnego i bezstronnego sprawowania swoich funkcji oraz do przestrzegania w trakcie kadencji i po jej zakończeniu zobowiązań, które z nich wynikają, a w szczególności obowiązku uczciwości i roztropności przy przyjmowaniu niektórych funkcji lub korzyści po zakończeniu mandatu.
Artykuł
10
1.
Podczas swojej kadencji Rzecznik Praw Obywatelskich nie może sprawować żadnych innych funkcji politycznych lub administracyjnych oraz prowadzić żadnej innej zarobkowej lub niezarobkowej działalności zawodowej.
2.
W kwestiach wynagrodzenia, dodatków i emerytury Rzecznik Praw Obywatelskich ma ten sam status co sędzia Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich.
3.
Art. 12-15 i art. 18 Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich stosują się także do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz urzędników i pracowników jego sekretariatu.
Artykuł
11
1.
Rzecznik Praw Obywatelskich wspomagany jest przez sekretariat. Rzecznik Praw Obywatelskich mianuje osobę odpowiedzialną za sekretariat.
2.
Urzędnicy i pracownicy sekretariatu Rzecznika Praw Obywatelskich podlegają regulaminom i przepisom stosowanym wobec urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich. Ich liczba jest ustalana co rok w ramach procedury budżetowej.
3.
Wyznaczeni do pracy w sekretariacie Rzecznika Praw Obywatelskich urzędnicy Wspólnot Europejskich oraz Państw Członkowskich zostają oddelegowani w interesie służbowym, z gwarancją powrotu do macierzystej instytucji.
4.
W kwestiach związanych z personelem, Rzecznik Praw Obywatelskich ma ten sam status co instytucje w rozumieniu art. 1 regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich.
Artykuł
12
(uchylony)
Artykuł
13
Siedzibą Rzecznika Praw Obywatelskich jest siedziba Parlamentu Europejskiego.
Artykuł
14
Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje przepisy wykonawcze do niniejszej decyzji.
Artykuł
15
Pierwszy Rzecznik Praw Obywatelskich po wejściu w życie Traktatu o Unii Europejskiej zostaje mianowany na okres pozostający do zakończenia kadencji Parlamentu.
Artykuł
16
(uchylony)
Artykuł
17
Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
B.
Decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich ustanawiająca przepisy wykonawcze
Przyjęta dnia 8 lipca 2002 r. i zmieniona decyzją Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 5 kwietnia 2004 r.
Artykuł
1
Definicje
W niniejszych przepisach wykonawczych termin:
a)
„instytucja, której skarga dotyczy" oznacza instytucję lub organ wspólnotowy, który jest przedmiotem skargi lub dochodzenia podjętego z inicjatywy Rzecznika;
b)
„Statut" oznacza postanowienia i ogólne warunki wykonywania zadań przez Rzecznika Praw Obywatelskich.
Artykuł
2
Przyjmowanie skarg
2.1.
Skargi są identyfikowane, rejestrowane i numerowane w chwili ich przyjęcia.
2.2.
Skarżącemu wysyłane jest potwierdzenie przyjęcia skargi wraz z oznaczeniem numeru rejestracyjnego skargi i urzędnika zajmującego się sprawą.
2.3.
Petycja przekazana Rzecznikowi Praw Obywatelskich przez Parlament Europejski za zgodą wnioskodawcy traktowana jest jako skarga.
2.4.
W uzasadnionych przypadkach i za zgodą skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich może przekazać skargę Parlamentowi Europejskiemu w celu rozpatrzenia jej jako petycji.
2.5.
W uzasadnionych przypadkach i za zgodą skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich może przekazać skargę innym właściwym władzom.
Artykuł
3
Dopuszczalność skarg
3.1.
Na podstawie kryteriów określonych w Traktacie i Statucie Rzecznik Praw Obywatelskich ustala, czy skarga wchodzi w zakres jego kompetencji i jeśli tak, to czy jest dopuszczalna. Przed podjęciem decyzji Rzecznik może zażądać od skarżącego dostarczenia dodatkowych informacji lub dokumentów.
3.2.
Jeśli skarga nie wchodzi w zakres kompetencji Rzecznika lub nie została zakwalifikowana jako dopuszczalna, Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę. Informuje on skarżącego o swojej decyzji wraz z uzasadnieniem. Rzecznik może poradzić skarżącemu zwrócenie się do innych władz.
Artykuł
4
Dochodzenie w sprawie dopuszczalnych skarg
4.1.
Rzecznik Praw Obywatelskich decyduje, czy istnieją dostateczne podstawy uzasadniające podjęcie dochodzenia w sprawie dopuszczalnej skargi.
4.2.
W razie braku dostatecznych podstaw uzasadniających podjęcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę i informuje o tym fakcie skarżącego.
4.3.
Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że istnieją dostateczne podstawy uzasadniające podjęcie dochodzenia, informuje o tym skarżącego i instytucję, której skarga dotyczy. Rzecznik przekazuje instytucji kopię skargi i wzywa ją do złożenia opinii w określonym terminie, który na ogół wynosi maksymalnie trzy miesiące. Wezwanie skierowane do instytucji może określać, które aspekty skargi lub zagadnienia powinny zostać omówione w opinii.
4.4.
Rzecznik Praw Obywatelskich wysyła opinię instytucji do skarżącego. Skarżący ma możliwość zgłosić Rzecznikowi swoje uwagi w określonym terminie, który na ogół wynosi maksymalnie jeden miesiąc.
4.5.
Po rozpatrzeniu opinii i uwag skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich może postanowić o zamknięciu sprawy po podjęciu uzasadnionej decyzji lub o kontynuacji dochodzenia. Rzecznik informuje o tym skarżącego i instytucję, której skarga dotyczy.
Artykuł
5
Uprawnienia do przeprowadzania dochodzenia
5.1.
Z zastrzeżeniem warunków określonych w Statucie, Rzecznik Praw Obywatelskich może zażądać od instytucji i organów wspólnotowych oraz władz Państw Członkowskich dostarczenia w stosownym terminie informacji lub dokumentów na potrzeby prowadzonego dochodzenia.
5.2.
Rzecznik Praw Obywatelskich może skontrolować akta instytucji wspólnotowej, której skarga dotyczy, w celu zweryfikowania dokładności i kompletności jej odpowiedzi. Rzecznik może zrobić kopie całych akt lub określonych dokumentów w nich zawartych. Rzecznik informuje skarżącego o przeprowadzeniu kontroli.
5.3.
Rzecznik Praw Obywatelskich może zażądać od urzędników lub innych pracowników instytucji lub organów wspólnotowych złożenia zeznań na warunkach określonych w Statucie.
5.4.
Rzecznik Praw Obywatelskich może zażądać od instytucji i organów wspólnotowych poczynienia przygotowań dla celów przeprowadzania przez niego dochodzenia na miejscu.
5.5.
Rzecznik Praw Obywatelskich może zlecić wykonanie badań lub ekspertyz, które uważa za niezbędne dla powodzenia prowadzonego dochodzenia.
Artykuł
6
Rozwiązania polubowne
6.1.
Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzi niewłaściwe administrowanie, współpracuje w jak najszerszym zakresie z instytucją, której skarga dotyczy, w celu znalezienia polubownego rozwiązania eliminującego niewłaściwe administrowanie i satysfakcjonującego skarżącego.
6.2.
Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że współpraca z instytucją, której skarga dotyczy była skuteczna, zamyka sprawę podejmując uzasadnioną decyzję. Informuje o niej skarżącego i instytucję.
6.3.
Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że niemożliwe jest polubowne rozwiązanie sprawy lub że poszukiwania polubownego rozwiązania są nieskuteczne, albo zamyka sprawę podejmując uzasadnioną decyzję, która może zawierać uwagę krytyczną, albo sporządza sprawozdanie zawierające zalecenia wstępne.
Artykuł
7
Uwagi krytyczne
7.1.
Rzecznik Praw Obywatelskich czyni uwagę krytyczną, jeśli uważa, że:
(a)
instytucja, której skarga dotyczy, nie może już wyeliminować zaistniałego przypadku niewłaściwego administrowania, oraz
(b)
przypadek niewłaściwego administrowania nie powoduje skutków o charakterze ogólnym.
7.2.
Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę czyniąc uwagę krytyczną informuje o tym skarżącego.
Artykuł
8
Sprawozdania i zalecenia
8.1.
Rzecznik Praw Obywatelskich sporządza sprawozdanie z zaleceniami wstępnymi dla instytucji, której skarga dotyczy, jeśli uważa, że:
(a)
instytucja, której skarga dotyczy, może wyeliminować zaistniały przypadek niewłaściwego administrowania, albo
(b)
przypadek niewłaściwego administrowania powoduje skutki o charakterze ogólnym.
8.2.
Rzecznik Praw Obywatelskich wysyła egzemplarz swojego sprawozdania oraz zalecenia wstępne do instytucji, której skarga dotyczy oraz do skarżącego.
8.3.
Instytucja, której skarga dotyczy, przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich szczegółową opinię w terminie trzech miesięcy. Opinia ta może zawierać akceptację decyzji Rzecznika oraz określać środki podjęte w celu wdrożenia zaleceń wstępnych.
8.4.
Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że szczegółowa opinia nie jest satysfakcjonująca, może sporządzić specjalne sprawozdanie dla Parlamentu Europejskiego w związku ze stwierdzonym przypadkiem niewłaściwego administrowania. Sprawozdanie może zawierać zalecenia. Rzecznik wysyła egzemplarz sprawozdania instytucji, której skarga dotyczy oraz skarżącemu.
Artykuł
9
Dochodzenie z własnej inicjatywy
9.1.
Rzecznik Praw Obywatelskich może zadecydować o podjęciu dochodzenia z własnej inicjatywy.
9.2.
Uprawnienia Rzecznika w związku z prowadzonym z własnej inicjatywy dochodzeniem są takie same, jak w przypadku dochodzenia podjętego na skutek wniesienia skargi.
9.3.
Procedura stosowana w trakcie dochodzenia podjętego w wyniku wniesienia skargi jest analogicznie stosowana w trakcie dochodzenia podjętego przez Rzecznika z własnej inicjatywy.
Artykuł
10
Kwestie proceduralne
10.1.
Na wniosek skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich zobowiązany jest do zakwalifikowania skargi jako poufnej. Jeśli Rzecznik uważa, że konieczna jest ochrona interesów skarżącego lub strony trzeciej, może on z własnej inicjatywy zakwalifikować skargę jako poufną.
10.2.
Jeśli Rzecznik uważa to za stosowne, może podjąć działania umożliwiające rozpatrzenie danej skargi w pierwszeństwie przed innymi.
10.3.
W przypadku wszczęcia postępowania sądowego dotyczącego sprawy będącej przedmiotem dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika, Rzecznik zamyka sprawę. Dotychczasowe wyniki dochodzenia zostają złożone do akt i żadne dalsze działania nie są podejmowane.
10.4.
Rzecznik Praw Obywatelskich informuje właściwe władze krajowe i, odpowiednio, instytucję lub organ wspólnotowy o wszelkich sprawach podlegających prawu karnemu, o jakich dowiedział się w trakcie prowadzonego dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich może ponadto poinformować instytucję lub organ wspólnotowy o faktach, które jego zdaniem mogą uzasadniać wszczęcie postępowania dyscyplinarnego.
Artykuł
11
Sprawozdania składane Parlamentowi Europejskiemu
11.1.
Rzecznik Praw Obywatelskich składa Parlamentowi Europejskiemu roczne sprawozdanie z ogółu swojej działalności, zawierające także wyniki prowadzonych przez niego dochodzeń.
11.2.
Oprócz sprawozdań specjalnych, o których mowa w art. 8., Rzecznik Praw Obywatelskich może także przedstawić Parlamentowi Europejskiemu inne specjalne sprawozdania, jeśli jego zdaniem prowadzą one do wypełnienia obowiązków Rzecznika określonych w Traktatach i Statucie.
11.3.
Sprawozdanie roczne i sprawozdania specjalne Rzecznika Praw Obywatelskich mogą zawierać zalecenia, które jego zdaniem przyczyniają się do wypełnienia obowiązków Rzecznika określonych w Traktatach i Statucie.
Artykuł
12
Współpraca z rzecznikami praw obywatelskich i podobnymi instytucjami w Państwach Członkowskich
Rzecznik Praw Obywatelskich może współpracować z rzecznikami praw obywatelskich i innymi podobnymi instytucjami w Państwach Członkowskich w celu zwiększenia skuteczności zarówno prowadzonego przez siebie dochodzenia, jak i postępowania prowadzanego przez rzeczników praw obywatelskich i podobne instytucje w Państwach Członkowskich oraz w celu skuteczniejszego zabezpieczenia praw i interesów zgodnie z prawem Unii Europejskiej i Wspólnoty Europejskiej.
Artykuł
13
Prawo skarżącego do wglądu w akta
13.1.
Z zastrzeżeniem postanowień art. 13.3, skarżący jest uprawniony do wglądu w akta Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące jego skargi.
13.2.
Skarżący może na miejscu skorzystać z prawa wglądu w akta. Może on zażądać od Rzecznika dostarczenia kopii całych akt lub określonych dokumentów z akt.
13.3.
W przypadku, gdy Rzecznik Praw Obywatelskich bada akta instytucji, której skarga dotyczy lub zbiera dowody z zeznań świadków zgodnie z postanowieniami art. 5.2 i 5.3, skarżący nie ma dostępu do żadnych poufnych dokumentów lub informacji uzyskanych w wyniku takiej kontroli lub przesłuchania.
Artykuł
14
Publiczny dostęp do dokumentów przechowywanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich
14.1.
Do niepublikowanych dokumentów przechowywanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich zagwarantowany jest publiczny dostęp z zastrzeżeniem takich samych warunków i ograniczeń, jak określone w rozporządzeniu 1049/2001
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego oraz Rady (WE) nr 1049/2001 z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji Europejskiej (Dz.U. L 145 z 31.05.2001, str. 43).
w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji Europejskiej oraz z zastrzeżeniem postanowień art. 14.2.
14.2.
W przypadku, gdy Rzecznik Praw Obywatelskich bada akta instytucji, której skarga dotyczy lub zbiera dowody z zeznań świadków zgodnie z postanowieniami art. 5.2 i 5.3 publiczny dostęp do dokumentów poufnych lub informacji uzyskanych w wyniku kontroli lub przesłuchania jest wyłączony.
14.3.
Podanie o dostęp do dokumentów należy składać w formie pisemnej (listownie, faksem lub pocztą elektroniczną) z dostatecznie precyzyjnymi informacjami umożliwiającymi identyfikację dokumentów.
14.4.
Za wyjątkiem dokumentów dotyczących skarg zakwalifikowanych jako poufne zgodnie z postanowieniami art. 10.1, automatycznie pozytywnie są rozpatrywane wnioski o dostęp do następujących dokumentów:
(a)
ogólny rejestr skarg;
(b)
skargi i dokumenty dołączone do skarg przez skarżącego;
(c)
opinie i szczegółowe opinie od instytucji, których skarga dotyczy oraz wszelkie uwagi poczynione do nich przez skarżących;
(d)
decyzje Rzecznika Praw Obywatelskich o zamknięciu sprawy;
(e)
sprawozdania i zalecenia wstępne, o których mowa w art. 8.
14.5.
Dostęp udzielany jest na miejscu lub poprzez dostarczenie kopii. Rzecznik Praw Obywatelskich może naliczyć uzasadnione opłaty za dostarczenie kopii. Metoda naliczania opłat jest objaśniona.
14.6.
Dostęp do dokumentów, o których mowa w artykule 14.4 udzielany jest niezwłocznie. Decyzję dotyczącą wniosku o udzielenie publicznego dostępu do innych dokumentów należy podjąć w terminie 15 dni roboczych licząc od dnia otrzymania.
14.7.
W przypadku odmownego rozpatrzenia podania o dostęp do dokumentu – w całości lub w części – należy podać uzasadnienie odmowy.
Artykuł
15
Ustalenia odnoszące się do języków
15.1.
Skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich można składać w dowolnym z języków Traktatu. Rzecznik nie ma obowiązku rozpatrywania skarg złożonych w innych językach.
15.2.
Dochodzenie jest prowadzone przez Rzecznika w jednym z języków Traktatu; w przypadku skargi – w języku, w którym jest złożona.
15.3.
Rzecznik Praw Obywatelskich określa, które dokumenty mają być sporządzone w języku, w którym prowadzone jest dochodzenie.
15.4.
Korespondencja z władzami Państw Członkowskich prowadzona jest w języku urzędowym danego kraju.
15.5.
Sprawozdanie roczne, sprawozdania specjalne oraz, w miarę możliwości, inne dokumenty opublikowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich są sporządzane we wszystkich językach urzędowych.
Artykuł
16
Publikowanie sprawozdań
16.1.
Europejski Rzecznik Praw Człowieka zamieszcza w Dzienniku Urzędowym zawiadomienie o przyjęciu sprawozdania rocznego i sprawozdań specjalnych oraz wskazuje, w jaki sposób każda zainteresowana osoba może uzyskać dostęp do pełnej wersji tekstu dokumentu.
16.2.
Wszelkie sprawozdania oraz streszczenia decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczących skarg poufnych są publikowane w formie uniemożliwiającej identyfikację tożsamości skarżącego.
Artykuł
17
Wejście decyzji w życie
17.1.
Tracą moc przepisy wykonawcze przyjęte 16 października 1997 r.
17.2.
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.
17.3.
Przewodniczący Parlamentu Europejskiego zostanie poinformowany o przyjęciu niniejszej decyzji. Stosowne zawiadomienie zostanie także opublikowane w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

